Normativa AGID & CAD

L’obbligo di conservazione PEC per professionisti e PA

Questa pagina raccoglie i riferimenti legislativi essenziali – Codice Civile, CAD e Linee Guida AGID – che impongono la conservazione a norma dei messaggi PEC per almeno 10 anni.

Normativa PEC

Avvocati, commercialisti, consulenti, imprese e Pubbliche Amministrazioni sono legalmente tenuti a conservare le PEC.

L’art. 2214 c.c. obbliga a «tenere ordinatamente la corrispondenza per ciascun affare». L’art. 2220 c.c. stabilisce che i documenti devono essere conservati «per dieci anni» dal loro ultimo utilizzo.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) rafforza tale obbligo: art. 43 impone la conservazione dei documenti informatici in modo da garantirne autenticità e integrità; art. 44 prescrive requisiti precisi per il «sistema di conservazione».

Le Linee Guida AGID, efficaci dal 1° gennaio 2022 e aggiornate nel 2024, dettagliano marcature temporali, metadati e responsabilità di conservazione.

Articolo 2214 Codice Civile – Tenuta della contabilità

«L’imprenditore deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari […] nonché conservare per dieci anni la corrispondenza, comprese le comunicazioni elettroniche rilevanti ai fini dell’attività d’impresa.»

Articolo 2220 Codice Civile – Conservazione delle scritture

«Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione […]. In egual termine devono conservarsi le fatture, le pec e ogni documento ricevuto o spedito.»

Articolo 43 CAD – Conservazione ed esibizione

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale da garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
3. La conservazione è affidata a soggetti accreditati secondo le Linee Guida AGID.

Articolo 44 CAD – Sistema di Conservazione

• Manuale di conservazione obbligatorio
Responsabile della Conservazione nominato
• Presenza di log immodificabili e marcature temporali RFC 3161

Estratto Linee Guida AGID 2024

«Il sistema di conservazione deve applicare un hash a 256 bit a ogni oggetto da conservare, registrare le operazioni in un audit log append-only e apporre una marca temporale qualificata

Rischi e sanzioni

• Inammissibilità della PEC come prova in giudizio
• Sanzioni pecuniarie per violazioni CAD
• Responsabilità disciplinare per i professionisti iscritti agli Albi